Questo mese di maggio lo dedico all’organizzazione al lavoro: in collaborazione con Organizzare Italia venerdì scorso ho tenuto il primo di un ciclo di incontri presso un’Associazione di Avvocati di Bologna “Organizzazione Personale nello studio legale” ho quindi deciso di focalizzare le mie energie scrivendo anche qui di produttività e lavoro. Oggi ti parlo dello spazio fisico di lavoro, la scrivania: deve essere funzionale alle propria attività, è per questo che  vale la pena dedicare del tempo all’organizzazione degli spazi lavorativi. 

Peché?

  1. per non perdere documenti importanti e trovarli velocemente
  2. per ridurre lo stress e la pressione legati al lavoro che dobbiamo svolgere
  3. per portare a termine di più in meno tempo
  4. per far procedere il lavoro senza intoppi
  5. per rendere il lavoro più facile e gradevole
  6. per aumentare la produttività ed essere più soddisfatti
  7. per evitare perdite inutili in termini di tempo e denaro

Alcuni studi asseriscono che i lavoratori sprecano 6 settimane di lavoro all’anno per cercare documenti persi.

Per evitare un tale spreco di tempo e risorse ecco alcuni suggerimenti per avere una scrivania che sia di supporto al tuo lavoro: 

OGGETTI e STRUMENTI – Per una scrivania ben organizzata ogni dettaglio deve essere curato, gli oggetti devono essere funzionanti e pronti all’uso, tutto quel che serve più spesso deve essere a portata di mano, le riserve di carta e cancelleria vanno tenute altrove. Qui più che mai vige la regola della prossimità ed è importante riporre sempre al suo posto ciò che si utilizza. 

PIANO DI LAVORO – Spesso la scrivania è ricoperta di pile di documenti, riviste, scontrini, post-it, apparecchi elettronici, campioni di prodotto e chi più ne ha più ne metta. E’ sbagliato considerare la scrivania come un archivio o per appoggiarvi la qualsiasi, essa serve come piano di lavoro e per tale motivo deve essere libera da ciò che non serve. Per prima cosa elimina tutto ciò che va buttato e trova un altro spazio adatto a ciò che non usi quotidianamente. 

DOCUMENTI – Per gestire e trovare velocemente i documenti di uso frequente o quelli su cui stai lavorando e che quindi ha senso tenere sulla scrivania, puoi utilizzare delle vaschette o dei raccoglitori a cui applicare le etichette che ti aiutino ad avere sempre tutto sott’occhio.

In commercio trovi altre soluzioni innovative, ti consiglio un sistema di arredo chiamato Kanban proposto da Studio T, partner di APOI. Questo sistema prende il nome da una dalle tecniche giapponesi della Lean Production che significa (produzione snella) nota per essere utilizzata in Toyota. Il metodo può essere applicato anche a livello individuale per migliorare la produttività personale e aiuta a visualizzare il progredire delle diverse attività in corso. Il Personal Kanban è costituito generalmente da tre colonne: Cose da fare, Lavori in esecuzione e Lavori terminati. Proprio a impostare e mantenere facilmente questa divisione ci può aiutare il sistema Kanban di Studio T. 

Si tratta di un sistema di arredo composto da barre che si possono montare sulla scrivania e da tasche colorate che servono come contenitori per i documenti, si possono applicare anche alle pareti oppure su pannelli verticali.

Come si utilizza?  E’ utile per dividere e catalogare i documenti, a seconda delle esigenze personali, si può usare in diversi modi:

  • appunto per suddividere i lavori tra: da fare, in corso e da archiviare.
  • ma anche per suddividere i progetti in corso con colori diversi a seconda della priorità (ad esempio pannello di colore verde: non urgente – giallo: medio urgente – rosso: urgentissimo).
  • o per distinguere per categoria: cataloghi, materiale di lavoro delegato, documenti importanti che servono spesso, check list.

I contenitori kanban offrono alcuni vantaggi, innanzitutto occupano poco spazio, visto che vengono montati in verticale, inoltre contribuiscono, visto che sono belli e colorati, a rendere l’ambiente di lavoro piacevole e accogliente, oltre che funzionale.

Se vuoi approfondire guarda qui il video che ho girato da Studio T.