Con spunti su lavoro e produttività approfondisco le pillole della Settimana dell’Organizzazione 2019: sono le ultime del mese e spero di averti dato qualche consiglio utile.

Spesso scrivo a proposito del TEMPO perché è una delle nostre risorse più preziose e come lo usiamo incide sull’andamento delle nostre giornate. Se vuoi rivedere la pillola eccola qui.

Vuoi trascorrere il tuo tempo in modo più produttivo? Ecco alcuni suggerimenti!

Innanzitutto prova  a usare un timer, quello del telefono ad esempio: prima decidi quanto tempo vuoi dedicare a una certa attività, quindi aziona il timer e inizia, concentrandoti SOLO su ciò che stai facendo. Puoi applicare questa tecnica a ogni cosa: dal fare la lavastoviglie al controllare le fatture, da mettere a punto un progetto di lavoro al fare la spesa. In questo modo vedrai che sarai più consapevole di quanto ci metti a fare le cose e riuscirai a farle in modo più focalizzato.

Puoi usare un timer in questi momenti e per questi motivi:

  • quando devi studiare per mantenere la concentrazione ed evitare le distrazioni
  • per lo stesso motivo quando ti devi occupare di un compito impegnativo e hai una scadenza da rispettare
  • quando fai una pausa e ti vuoi svagare ma non hai molto tempo e non puoi permetterti di sforare
  • quando vuoi fare qualcosa per almeno un tot di tempo al giorno, tipo leggere o meditare o attività fisica, questo aiuta a rispettare il tuo obiettivo.

Anche un buon uso del nostro spazio di lavoro è utile per risparmiare tempo e quindi lavorare efficacemente. Nella pillola della giornata in cui si parlava di UFFICIO, che trovi qui, ti ho parlato di scrivania che deve essere libera e sgombra: il tuo piano di lavoro non è un archivio, ma va usato per lavorare, quindi sopra la scrivania devono esserci solo gli strumenti necessari per svolgere le attività che devi compiere.

Per questo devi prenderti un po’ di tempo, raggruppare tutto quel che hai sulla scrivania e svuotare i cassetti. Prendi in esame ogni cosa e valuta se sono oggetti di uso frequente o che usi raramente. Trova una collocazione più o meno comoda a seconda della frequenza di uso. Elimina tutto quel che non ti serve e archivia ciò che è chiuso. Sulla scrivania tieni solo quello che usi quotidianamente e in modo continuativo come l’agenda, il telefono, carica batterie vari, la lista delle cose da fare.

Nella pillola dedicata al LAVORO che puoi rivedere qui, ti ho parlato dei progetti: se hai un compito piuttosto impegnativo da portare a termine un buon modo per facilitare il lavoro e raggiungere l’obiettivo è quello innanzitutto di fare il punto della situazione e procurarti tutti gli strumenti che ti servono per completarlo. Quindi suddividi il tuo progetto o compito in fasi e dai una scadenza a ciascuna, ogni volta che ne raggiungi una premiati  con una piccola ricompensa, qualcosa che ti faccia piacere.

Mi spiego meglio facendoti un esempio.

Poniamo che tu debba consegnare una relazione sull’andamento di un prodotto o un’attività. Prima di tutto fatti alcune domande e scriviti le risposte:

  • Qual è la data per la consegna?
  • Quali informazioni ho già e quali mi mancano?
  • Come mi procuro le informazioni mancanti e quanto tempo mi serve per recuperarle?
  • Devo coinvolgere qualcun altro per portare a termine il mio progetto? In caso come lo avviso e in che tempi?
  • Cosa mi farebbe piacere fare mano a mano che raggiungo una tappa del mio percorso? E soprattutto una volta raggiunto il traguardo?

Dopo aver fatto ciò suddividi il lavoro in fasi e scrivile, dando a ciascuna una scadenza che sia compatibile con la scadenza finale.

Poi… mettiti al lavoro! Ogni volta che porti a termine una fase concediti una piccola ricompensa ( un caffè, una passeggiata, sfogliare per qualche minuto la tua rivista preferita ecc).

Arrivederci al prossimo anno con le pillole della SDO e, come sempre, in caso sono a tua disposizione se vuoi per darti una mano con i tuoi progetti, il tuo tempo e i tuoi spazi 🙂