Perché facciamo le cose così? Le domande che migliorano lavoro e casa
Chi arriva da fuori vede quello che noi non vediamo più, e l’ho capito a sempre di più a luglio di quest’anno. Quest’estate mi è capitata un’esperienza di lavoro fuori programma: qualche settimana da dipendente part time in amministrazione, in una cooperativa di Faenza. Un’azienda medio-piccola, con un clima quasi familiare.
Io dovevo imparare, affiancata da un collega molto bravo e anche più giovane di me. Si partiva dalle cose più semplici, come inserire o modificare clienti e fornitori, fino ai controlli sui dati inseriti.
E mentre imparavo, mi venivano sempre le stesse domande.
Ma non c’è un modo per farlo più velocemente? Siamo sicuri che dobbiamo controllare tutto a mano? Non si può automatizzare un po’ di più? Questi file con i prezzi non possono essere tutti uguali? I dati non possono stare in ordine alfabetico? Lo so che tu sai dove sono, ma per me è difficile. E questo dato che inseriamo a mano, e rischiamo di dimenticare, non può diventare obbligatorio come gli altri?
Lo ammetto: ero la collega delle mille domande. 😅
All’inizio il mio collega era spiazzato. La sua risposta era sempre la stessa: “Io ci sono abituato.”
Poi, giorno dopo giorno, è cambiato qualcosa. Ha cominciato a dirmi: “Sai che hai ragione? Non ci avevo mai pensato.”
Non è questione di bravura, anzi: lui era davvero in gamba. Il punto è che per lui tutto era diventato automatico, e quando una cosa è automatica smetti di vederla.
L’abitudine è una risorsa, ma ha un lato nascosto
Delle abitudini ti ho parlato anche nell’articolo sulla ripartenza di settembre: sono preziose, perché ci fanno risparmiare energia e ci permettono di fare le cose senza pensarci.
Ma proprio per questo, a volte, nascondono i giri inutili. Ci adattiamo a un modo di fare le cose e smettiamo di chiederci se esista un modo migliore.
Succede al lavoro, e succede esattamente uguale in casa. Il cassetto che si apre solo con il trucco giusto. Il giro che fai per scavalcare la pila di scatole. L’oggetto che cerchi ogni volta nello stesso posto sbagliato, ma “tanto lo so dov’è”.
Come ritrovare uno sguardo nuovo
Il primo modo è chiedere a qualcuno che non conosce quel processo o quello spazio di dirti cosa lo stupisce. Ascolta senza difenderti, senza rispondere “ma è sempre stato così”.
Il secondo è fare tu la parte dello straniero. Entra nella stanza, o apri il file, come se fosse la prima volta, e chiediti: perché lo faccio così?
Se la risposta è “perché l’ho sempre fatto”, vale la pena fermarsi un momento.
Dagli strumenti alla mentalità
Qualche giorno fa ho letto nella newsletter di Prompt Design una cosa che mi ha fatto pensare subito a luglio: la vera svolta, quando arriva uno strumento nuovo come l’intelligenza artificiale, non sta nello strumento ma nel cambiare mentalità. Significa ripensare come lavoriamo e rimettere in discussione i processi che fino a ieri davamo per scontati.
Vale per l’IA, vale per un gestionale, vale per il cassetto di casa. Cambia lo strumento, ma la domanda è sempre la stessa: perché lo facciamo così?
E la storia non finisce a luglio
La mia esperienza è stata breve, ma mi sono affezionata al mio mentore e in questi giorni l’ho sentito. Mi ha raccontato che in azienda stanno introducendo l’intelligenza artificiale proprio per automatizzare e standardizzare alcuni lavori.
E questo è successo anche grazie a me e alle mie “lamentele”.
Alla fine, forse, le mie domande non erano poi così ingenue.
Se vuoi uno sguardo da fuori sulla tua casa, o sul modo in cui organizzi il tuo tempo e i tuoi spazi di lavoro, scrivimi: ne parliamo insieme.
Foto: Canva
