Silva Bucci Professional Organizer
Prenditi del tempo per liberare: svuota mente e inbox!
Ti dico subito la mia opinione: la casella di posta elettronica, professionale o personale, è uno dei principali ladri di tempo e fornisce stimoli che sovraccaricano le nostre già pienissime giornate. Il punto è che spesso ciò che c’è nella posta in arrivo (inbox) è anche ciò di cui dobbiamo occuparci (scadenze, informazioni, progetti ecc).
E allora facciamo un test: quante email hai nella tua inbox sia lette che non lette?
- Da 1 a 50
- Da 51 a 150
- Da 151 a 1500
- Più di 1500
Secondo me se hai scelto 1 allora quando la apri stai benone, sei abbastanza rilassata e senti di avere il controllo delle tue email e anche delle attività. A mano a mano che le mail aumentano aumenta lo stress, la sensazione di avere una valanga di cose di cui occuparti e anche la mancanza di padronanza della situazione.
Devo dire che quando propongo ai miei clienti o in formazione ai miei allievi il tema delle mail sono sempre molto coinvolti, anche se le scuole di pensiero sono diverse.
Molti affermano che avere tante mail nella inbox non sia un problema e che piuttosto sia l’obiettivo inbox zero a mettere loro ansia.
Cos’è l’obiettivo inbox zero (va bene anche da 1 a 50…)? L’idea è quella di prendere in esame tutte le mail che sono nella nostra inbox e prendere una decisione per ognuna, semplificando le scelte sono tre: 1° la cancello, 2° la devo gestire, 3° la posso archiviare.
Certo che se le mail sono tante anche le decisioni da prendere saranno altrettante ma credimi dopo che l’avrai fatto ti sentirai talmente bene che diventerà un’abitudine e non ti ritroverai più con così tanti cerchi aperti.
E a quel punto basterà fare la stessa operazione regolarmente per avere sempre le mail e di conseguenza la lista delle cose da fare sotto controllo. Ogni quanto farlo dipende dal tuo utilizzo della posta elettronica, c’è chi deve occuparsene quotidianamente perché la mail è un suo strumento di lavoro e in quel caso potrebbe migliorare molto la produttività. Ma può essere anche un’attività settimanale o mensile soprattutto se l ‘utilizzo della mail è solo personale.
Passiamo alla pratica! Ecco come fare lo space clearing dell’inbox e liberare la mente:
Prendi in esame ogni email della inbox: parti dalle ultime arrivate per comodità e perché potrebbero esserci cose urgenti di cui occuparti. Per ogni messaggio chiediti cosa significa per te e se devi fare qualcosa rispetto al contenuto. A questo punto le risposte possono essere quelle scritte sopra e che ora vediamo meglio:
Risposta n.1 Questa mail non significa nulla e non devo fare nulla, a volte sono attività di cui ti sei già occupato, informazioni che non ti interessano più o che non ti sono utili. Ad esempio alcune newsletter o i messaggi promozionali che rubano tempo prezioso e intasano la tua casella di posta. Cosa fare? Cestina e magari dis-iscriviti
Se invece ricevi una newsletter che vuoi leggere ma non hai tempo di farlo subito, spostala in una cartella dedicata per leggerla in un momento più opportuno (la mia cartella si chiama “da approfondire”). Oppure se hai Gmail puoi posporre la lettura della mail usando la funzione “posponi” che te la ripropone dal momento da te indicato.
Risposta n.2 Questa mail significa qualcosa e devo gestirla, cosa fare? Organizza le email da gestire. Utilizza poche cartelle per organizzare le email che richiedono un’azione da parte tua. Ad esempio, crea cartelle come “Da Fare” se usi Gmail puoi utilizzare la funzione “aggiungi a task” e programmare quell’attività in un momento specifico.
Io uso anche le cartelle “Da Chiudere” se si tratta di informazioni che mi serviranno più avanti o questioni che si chiuderanno più in là. Poi c’è la cartella “Delega” da usare quando il contenuto della mail è di competenza di qualcun altro.
Segna le attività da svolgere nella tua to do list (se non usi i task di gmail) e sposta le mail nelle cartelle appropriate. In questo modo, avrai un sistema chiaro per gestire le tue attività e mantenere la tua inbox ordinata tuttavia è importante controllare regolarmente le cartelle.
Risposta n.3 Questa mail significa qualcosa ma non devo fare nulla o perché è solo un’informazione o perché te ne sei già occupato e hai risolto le questioni collegate, cosa fare? Archivia! Io uso cartelle per ogni anno così da poter avere tutte insieme le mail di un determinato anno e per poter poi cancellarle velocemente dopo 10 anni.
Attenzione però alle mail che contengono informazioni o documenti da conservare come contratti o ricevute di pagamenti, per questo tipo di mail ho creato una cartella che si chiama appunto “documenti” che non va MAI cancellata, semmai vanno cancellate le mail che non sono più attuali.
Archiviare ciò che è già stato evaso e catalogare in poche cartelle aiuta a mantenere l’ordine e la chiarezza, mantenere la tua inbox pulita e ordinata ti permetterà di concentrarti sulle email ancora da gestire senza distrazioni. Quando si affronta la inbox la prima volta è un lavoro impegnativo ma le volte successive sarà una passeggiata. Provare per credere!
E non è finita qui: ho altri suggerimenti per una efficace gestione della posta elettronica ma te ne parlo la prossima volta, stay tuned 😉
E se vuoi farlo insieme a me, sai come trovarmi!
Foto di Miguel Á. Padriñán su Pexels.com
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Ti dico subito la mia opinione: la casella di posta elettronica, professionale o personale, è uno dei principali ladri di tempo e fornisce stimoli che sovraccaricano le nostre già pienissime giornate. Il punto è che spesso ciò che c’è nella posta in arrivo (inbox) è anche ciò di cui dobbiamo occuparci (scadenze, informazioni, progetti ecc).
E allora facciamo un test: quante email hai nella tua inbox sia lette che non lette?
- Da 1 a 50
- Da 51 a 150
- Da 151 a 1500
- Più di 1500
Secondo me se hai scelto 1 allora quando la apri stai benone, sei abbastanza rilassata e senti di avere il controllo delle tue email e anche delle attività. A mano a mano che le mail aumentano aumenta lo stress, la sensazione di avere una valanga di cose di cui occuparti e anche la mancanza di padronanza della situazione.
Devo dire che quando propongo ai miei clienti o in formazione ai miei allievi il tema delle mail sono sempre molto coinvolti, anche se le scuole di pensiero sono diverse.
Molti affermano che avere tante mail nella inbox non sia un problema e che piuttosto sia l’obiettivo inbox zero a mettere loro ansia.
Cos’è l’obiettivo inbox zero (va bene anche da 1 a 50…)? L’idea è quella di prendere in esame tutte le mail che sono nella nostra inbox e prendere una decisione per ognuna, semplificando le scelte sono tre: 1° la cancello, 2° la devo gestire, 3° la posso archiviare.
Certo che se le mail sono tante anche le decisioni da prendere saranno altrettante ma credimi dopo che l’avrai fatto ti sentirai talmente bene che diventerà un’abitudine e non ti ritroverai più con così tanti cerchi aperti.
E a quel punto basterà fare la stessa operazione regolarmente per avere sempre le mail e di conseguenza la lista delle cose da fare sotto controllo. Ogni quanto farlo dipende dal tuo utilizzo della posta elettronica, c’è chi deve occuparsene quotidianamente perché la mail è un suo strumento di lavoro e in quel caso potrebbe migliorare molto la produttività. Ma può essere anche un’attività settimanale o mensile soprattutto se l ‘utilizzo della mail è solo personale.
Passiamo alla pratica! Ecco come fare lo space clearing dell’inbox e liberare la mente:
Prendi in esame ogni email della inbox: parti dalle ultime arrivate per comodità e perché potrebbero esserci cose urgenti di cui occuparti. Per ogni messaggio chiediti cosa significa per te e se devi fare qualcosa rispetto al contenuto. A questo punto le risposte possono essere quelle scritte sopra e che ora vediamo meglio:
Risposta n.1 Questa mail non significa nulla e non devo fare nulla, a volte sono attività di cui ti sei già occupato, informazioni che non ti interessano più o che non ti sono utili. Ad esempio alcune newsletter o i messaggi promozionali che rubano tempo prezioso e intasano la tua casella di posta. Cosa fare? Cestina e magari dis-iscriviti
Se invece ricevi una newsletter che vuoi leggere ma non hai tempo di farlo subito, spostala in una cartella dedicata per leggerla in un momento più opportuno (la mia cartella si chiama “da approfondire”). Oppure se hai Gmail puoi posporre la lettura della mail usando la funzione “posponi” che te la ripropone dal momento da te indicato.
Risposta n.2 Questa mail significa qualcosa e devo gestirla, cosa fare? Organizza le email da gestire. Utilizza poche cartelle per organizzare le email che richiedono un’azione da parte tua. Ad esempio, crea cartelle come “Da Fare” se usi Gmail puoi utilizzare la funzione “aggiungi a task” e programmare quell’attività in un momento specifico.
Io uso anche le cartelle “Da Chiudere” se si tratta di informazioni che mi serviranno più avanti o questioni che si chiuderanno più in là. Poi c’è la cartella “Delega” da usare quando il contenuto della mail è di competenza di qualcun altro.
Segna le attività da svolgere nella tua to do list (se non usi i task di gmail) e sposta le mail nelle cartelle appropriate. In questo modo, avrai un sistema chiaro per gestire le tue attività e mantenere la tua inbox ordinata tuttavia è importante controllare regolarmente le cartelle.
Risposta n.3 Questa mail significa qualcosa ma non devo fare nulla o perché è solo un’informazione o perché te ne sei già occupato e hai risolto le questioni collegate, cosa fare? Archivia! Io uso cartelle per ogni anno così da poter avere tutte insieme le mail di un determinato anno e per poter poi cancellarle velocemente dopo 10 anni.
Attenzione però alle mail che contengono informazioni o documenti da conservare come contratti o ricevute di pagamenti, per questo tipo di mail ho creato una cartella che si chiama appunto “documenti” che non va MAI cancellata, semmai vanno cancellate le mail che non sono più attuali.
Archiviare ciò che è già stato evaso e catalogare in poche cartelle aiuta a mantenere l’ordine e la chiarezza, mantenere la tua inbox pulita e ordinata ti permetterà di concentrarti sulle email ancora da gestire senza distrazioni. Quando si affronta la inbox la prima volta è un lavoro impegnativo ma le volte successive sarà una passeggiata. Provare per credere!
E non è finita qui: ho altri suggerimenti per una efficace gestione della posta elettronica ma te ne parlo la prossima volta, stay tuned 😉
E se vuoi farlo insieme a me, sai come trovarmi!
Foto di Miguel Á. Padriñán su Pexels.com
