Silva Bucci Professional Organizer
Il diario del tempo: per essere consapevoli di come gestiamo il tempo
Come gestire gli impegni della giornata grazie all’organizzazione e ai suoi strumenti? Il primo strumento che ho voluto proporti è quello della matrice del tempo (leggi qui l’articolo) perchè la prima cosa da fare è avere chiaro ciò che si vuole e ciò che si deve, esplicitando su quali sono le tue priorità e cosa è importante per te.
Il secondo strumento di questo kit di sopravvivenza ti permette di fare una fotografia delle tue giornate e avere piena consapevolezza di come investi il tuo tempo ora dopo ora. Un modo molto semplice per avere questa visione è mettere nero su bianco le attività di cui ti occupi durante il giorno, facendo una sorta di diario del tempo. Non per nulla questo è uno dei primi compiti che affido a chi mi contatta per organizzare l’agenda in modo efficace.
Un po’ come succede quando si va da un nutrizionista per iniziare una dieta: lo specialista spesso fa redigere il diario dell’alimentazione che è la base per poi mettere a punto il piano alimentare corretto ed equilibrato partendo dai propri gusti e dalle proprie abitudini. Ed è anche un modo per avere molto più chiaro cosa, quanto si mangia e come ci si sente.
Spesso i miei clienti mi dicono che non hanno tempo per fare le cose importanti figuriamoci per scrivere il diario! Certo lo capisco… ma, questo è proprio il paradosso del tempo e cioè che ci vuole tempo per risparmiare tempo!
Come compilare il diario del tempo? Ecco un esempio che puoi usare e le istruzioni:
- Per almeno 10/15 giorni scrivi tutte le tue attività, dalla mattina quando ti svegli fino a quando vai a dormire. Se ti interessa esclusivamente la parte professionale della tua vita puoi scrivere solo le attività professionali, ma di solito è tutto collegato, quindi ti consiglio di fare il diario di tutta la giornata.
- Puoi scrivere le attività in slot di mezz’ora o un’ora a seconda del tipo di azione/compito
- Scegli tu se scrivere man mano durante la giornata oppure a metà o a fine giornata
- È molto importante che tu scriva anche come ti senti a livello energetico negli slot di tempo (ti servirà in un secondo momento per spostare le attività nei momenti più adatti della giornata)
- Può anche essere utile scrivere il tipo di attività (categoria) e che distrazioni subisci mentre te ne occupi
Dopo aver fatto quest’esercizio potrebbero succedere varie cose, quello che capita più spesso è di rendersi conto di sprecare tempo in attività poco importanti: magari lo sapevi già ma è il quantitativo di tempo dedicato a queste attività a sorprendere sempre!
E’ bello accorgersi anche di cosa davvero facciamo e come siamo: una mia cliente, prima di fare il diario, era frustrata perché pensava di essere una procrastinatrice e essere poco produttiva, invece dopo qualche giorno di “diario” ha realizzato di quante cose si occupava e a quel punto si è trattato solo di ottimizzarne la pianificazione.
Emergerà probabilmente un altro aspetto: la consapevolezza di quanto tempo impieghiamo a fare le cose! Spesso siamo ottimisti e stimiamo un tempo minore di quello necessario per portare a termine alcuni compiti. Con il risultato che siamo frustrati perché non riusciamo a fare tutto quel che avevamo programmato.
Molto interessante la parte della consapevolezza sull’energia: sei un tipo che lavora meglio nella prima parte della giornata o carburi di più verso il pomeriggio? Saperlo ti permetterà di riprogrammare le tue attività anche secondo i tuoi bioritmi.
Infine, noterai che, facendo attenzione a tutte le attività di cui ti occupi, pensandoci, scrivendole, analizzandole darai loro anche più valore, focalizzandoti su ciascuna. (Di questo ne abbiamo parlato anche con Manuela Galassi qualche tempo fa, trovi qui e qui gli articoli).
Che ne dici di iniziare subito a compilare il diario del tempo?
Scrivimi e ti invierò il mio excel che potrai adattare secondo le tue esigenze! E se scopri qualcosa di interessante da questo esercizio condividilo con me 🙂
Foto di Dominika Roseclay su Pexels
Il diario del tempo: per essere consapevoli di come gestiamo il tempo
Come gestire gli impegni della giornata grazie all’organizzazione e ai suoi strumenti? Il primo strumento che ho voluto proporti è quello della matrice del tempo (leggi qui l’articolo) perchè la prima cosa da fare è avere chiaro ciò che si vuole e ciò che si deve, esplicitando su quali sono le tue priorità e cosa è importante per te.
Il secondo strumento di questo kit di sopravvivenza ti permette di fare una fotografia delle tue giornate e avere piena consapevolezza di come investi il tuo tempo ora dopo ora. Un modo molto semplice per avere questa visione è mettere nero su bianco le attività di cui ti occupi durante il giorno, facendo una sorta di diario del tempo. Non per nulla questo è uno dei primi compiti che affido a chi mi contatta per organizzare l’agenda in modo efficace.
Un po’ come succede quando si va da un nutrizionista per iniziare una dieta: lo specialista spesso fa redigere il diario dell’alimentazione che è la base per poi mettere a punto il piano alimentare corretto ed equilibrato partendo dai propri gusti e dalle proprie abitudini. Ed è anche un modo per avere molto più chiaro cosa, quanto si mangia e come ci si sente.
Spesso i miei clienti mi dicono che non hanno tempo per fare le cose importanti figuriamoci per scrivere il diario! Certo lo capisco… ma, questo è proprio il paradosso del tempo e cioè che ci vuole tempo per risparmiare tempo!
Come compilare il diario del tempo? Ecco un esempio che puoi usare e le istruzioni:
- Per almeno 10/15 giorni scrivi tutte le tue attività, dalla mattina quando ti svegli fino a quando vai a dormire. Se ti interessa esclusivamente la parte professionale della tua vita puoi scrivere solo le attività professionali, ma di solito è tutto collegato, quindi ti consiglio di fare il diario di tutta la giornata.
- Puoi scrivere le attività in slot di mezz’ora o un’ora a seconda del tipo di azione/compito
- Scegli tu se scrivere man mano durante la giornata oppure a metà o a fine giornata
- È molto importante che tu scriva anche come ti senti a livello energetico negli slot di tempo (ti servirà in un secondo momento per spostare le attività nei momenti più adatti della giornata)
- Può anche essere utile scrivere il tipo di attività (categoria) e che distrazioni subisci mentre te ne occupi
Dopo aver fatto quest’esercizio potrebbero succedere varie cose, quello che capita più spesso è di rendersi conto di sprecare tempo in attività poco importanti: magari lo sapevi già ma è il quantitativo di tempo dedicato a queste attività a sorprendere sempre!
E’ bello accorgersi anche di cosa davvero facciamo e come siamo: una mia cliente, prima di fare il diario, era frustrata perché pensava di essere una procrastinatrice e essere poco produttiva, invece dopo qualche giorno di “diario” ha realizzato di quante cose si occupava e a quel punto si è trattato solo di ottimizzarne la pianificazione.
Emergerà probabilmente un altro aspetto: la consapevolezza di quanto tempo impieghiamo a fare le cose! Spesso siamo ottimisti e stimiamo un tempo minore di quello necessario per portare a termine alcuni compiti. Con il risultato che siamo frustrati perché non riusciamo a fare tutto quel che avevamo programmato.
Molto interessante la parte della consapevolezza sull’energia: sei un tipo che lavora meglio nella prima parte della giornata o carburi di più verso il pomeriggio? Saperlo ti permetterà di riprogrammare le tue attività anche secondo i tuoi bioritmi.
Infine, noterai che, facendo attenzione a tutte le attività di cui ti occupi, pensandoci, scrivendole, analizzandole darai loro anche più valore, focalizzandoti su ciascuna. (Di questo ne abbiamo parlato anche con Manuela Galassi qualche tempo fa, trovi qui e qui gli articoli).
Che ne dici di iniziare subito a compilare il diario del tempo?
Scrivimi e ti invierò il mio excel che potrai adattare secondo le tue esigenze! E se scopri qualcosa di interessante da questo esercizio condividilo con me 🙂
Foto di Dominika Roseclay su Pexels